Tahsilatım gecikince ne tür tedbirler alabilirim?
Bir işletmenin batmasına her zaman zarar etmesi sebep olmaz. Bazı işletmeler kârlıdır. Satışları iyidir.
Müşterileri vardır. Ama tahsilatlarını zamanında alamadıkları için nakit sıkıntısına girerler.
Bu nedenle işletmeler için en önemli konulardan biri satış yapmak değil, yapılan satışın tahsil edilebilmesidir. Peki müşterilerden tahsilatlar gecikmeye başladığında hangi önlemler alınabilir?
Tahsilat Gecikmesi Neden Tehlikelidir?
Bir müşteri ödeme yapmadığında sadece alacağınızı kaybetmezsiniz. Aynı zamanda;
Maaş ödemeleriniz yaklaşır.
SGK ödemeleri gelir.
Vergi yükümlülükleri devam eder.
Tedarikçi ödemeleri bekler. Yani müşteri size ödeme yapmasa bile sizin yükümlülükleriniz durmaz. Bu nedenle tahsilat problemi büyümeden yönetilmelidir.
İlk Kural: Tahsilatı Satıştan Önce Planlayın
İşletmeler öncelikle satış yapmaya odaklanır. Ancak güçlü işletmeler tahsilatı daha satış gerçekleşmeden planlar. Şu sorular mutlaka sorulmalıdır:
Müşterinin ödeme geçmişi nasıl?
Daha önce gecikme yaşanmış mı?
Talep edilen vade makul mü?
Bu müşteriye ne kadar risk alınabilir? Satış öncesi yapılan analiz, sonradan yaşanacak birçok sorunu önleyebilir.
Müşteri Limitleri Oluşturun
Bankalar nasıl kredi limiti belirliyorsa işletmeler de müşterileri için risk limitleri belirlemelidir.
Örneğin;
Yeni müşteri → düşük limit
Düzenli müşteri → orta limit
Uzun yıllardır çalışan müşteri → daha yüksek limit. Böylece tek bir müşterinin işletmenizi zor duruma sokması engellenebilir.
Vadeleri Kontrolsüz Uzatmayın
Tahsilat sorunlarının önemli bir bölümü aşırı uzun vadelerden kaynaklanır. Örneğin;
30 gün olması gereken ödeme süresi: 60 gün olur. 90 gün olur. 120 gün olur. Sonunda işletme müşterisini finanse etmeye başlar. Oysa birçok küçük işletmenin banka gibi davranacak finansal gücü yoktur.
Alacak Yaşlandırma Raporu Kullanın
Başarılı işletmeler şu tabloyu sürekli takip eder:
0-30 gün alacaklar
31-60 gün alacaklar
61-90 gün alacaklar
90 gün üzeri alacaklar. Bu rapor sayesinde sorunlu müşteriler erken fark edilir. Sorun büyümeden müdahale edilebilir.
Yazılı Sözleşme ve Belgeler Önemlidir
Özellikle hizmet sektöründe sık yapılan bir hata vardır. İş yapılır. Fatura kesilir. Ancak yazılı sözleşme bulunmaz. Ödeme geciktiğinde ise hak talep etmek zorlaşabilir. Bu nedenle;
Teklifler
Sipariş formları
Sözleşmeler
Teslim tutanakları, düzenli şekilde saklanmalıdır.
Tahsilatı Takip Etmekten Çekinmeyin
Bazı işletme sahipleri müşteriyi rahatsız etmek istemediği için tahsilatı geciktirir. Oysa profesyonel müşteriler ödeme hatırlatmalarını doğal karşılar. Tahsilat takibi:
Telefon
E-posta
Mesaj
Cari hesap mutabakatı gibi yöntemlerle düzenli yapılmalıdır.
Müşteri Portföyünü Çeşitlendirin
Tahsilat riskinin en büyük nedenlerinden biri tek müşteriye bağımlı olmaktır. Örneğin; Cironun %60’ı tek müşteriden geliyorsa ciddi risk vardır. O müşterinin ödeme problemi yaşaması işletmeyi de etkileyebilir. Bu nedenle müşteri çeşitliliği finansal güvenlik sağlar.
Nakit Rezervi Oluşturun
Tahsilatlar her zaman planlandığı gibi gerçekleşmez. Bu nedenle güçlü işletmeler acil durum rezervi oluşturur. İdeal olarak;
Vergiler
Maaşlar
SGK ödemeleri
Sabit giderler için belirli bir nakit tamponu bulunmalıdır. Bu rezerv kriz dönemlerinde işletmeye nefes aldırır.
Erken Ödeme Teşvikleri Sunabilirsiniz
Bazı durumlarda müşterilere erken ödeme avantajı sunulabilir. Örneğin;
Erken ödeme indirimi
Ek hizmet avantajı
Uzun vadeli iş birliği fırsatları gibi uygulamalar tahsilat süresini kısaltabilir.
Sorunu Görmezden Gelmeyin
İşletmeler bu tarz durumlarda şu cümleyi kurar: “Nasıl olsa öder.” Maalesef birçok tahsilat problemi tam da bu noktada büyür.
30 günlük gecikme 60 güne, 60 gün 120 güne, 120 gün ise tahsil edilemeyen alacağa dönüşebilir.
Bu nedenle erken müdahale her zaman daha avantajlıdır.
Satış Değil, Tahsil Edilen Satış Kazandırır
Bir işletmenin kasasına girmeyen para henüz kazanılmış değildir. Bu nedenle başarılı işletmeler satış ekipleri kadar tahsilat süreçlerine de önem verir. Çünkü işletmeleri büyüten sadece ciro değildir.
Tahsil edilen cirodur. Satış yapmak ticaretin başlangıcıdır, tahsilat yapmak ise ticaretin tamamlanmasıdır.
Uğur ERBİL
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
