İşletmenize kayıtlı aracı kimler kullanabilir?
Bu Hataya Sakın Düşmeyin!
İşletmeler şirket adına araç satın alırken vergi avantajlarını, gider yazılabilecek masrafları ve operasyonel kolaylığı düşünür. Ancak çoğu zaman gözden kaçan önemli bir konu vardır:
Şirkete kayıtlı aracı kimlerin kullanabileceği.
Özellikle son yıllarda artan denetimler, trafik cezaları, sigorta süreçleri ve olası kazalar nedeniyle bu konu işletmeler için ciddi riskler oluşturabiliyor.
Peki işletmeye kayıtlı bir aracı herkes kullanabilir mi?
Yanlış kullanımın sonuçları neler olabilir?
Şirket Aracı Kime Aittir?
Öncelikle önemli bir noktayı netleştirelim. Şirket adına kayıtlı bir araç, hukuken şirketin malvarlığına aittir. Yani araç;
Şirket sahibinin kişisel aracı değildir.
Ortakların şahsi aracı değildir.
Çalışanların özel kullanımına sınırsız şekilde tahsis edilmiş bir araç değildir.
Bu nedenle kullanım şekli de şirket faaliyetleriyle uyumlu olmalıdır.
Şirket Aracını Kimler Kullanabilir?
Genel olarak;
Şirket ortakları
Şirket müdürleri
Şirket çalışanları
Görevlendirilmiş personeller şirket faaliyetleri kapsamında aracı kullanabilir. Ancak burada önemli olan nokta kullanımın işletme faaliyetleriyle bağlantılı olmasıdır. Araç şirket adına kayıtlı olsa bile kullanım şekli gerektiğinde açıklanabilir olmalıdır.
En Büyük Hata: Şirket Aracını Aile Aracı Gibi Kullanmak
Birçok işletmede şu durumlarla karşılaşılabiliyor:
Eşin sürekli kullanması
Çocuğun kullanması
Yakın akrabaların kullanması
Şirketle ilgisi olmayan kişilerin kullanması
İlk bakışta sorun görünmeyebilir. Ancak bir kaza, sigorta uyuşmazlığı veya vergi incelemesi durumunda ciddi sorular ortaya çıkabilir. Çünkü şirket aktifinde bulunan bir aracın şirket faaliyetleri dışında sürekli kullanılması farklı değerlendirmelere neden olabilir.
Sigorta Açısından Riskler
Araç kullanımında en çok göz ardı edilen konulardan biri sigorta tarafıdır.
Özellikle;
Kasko poliçesi kapsamı
Yetkisiz sürücü kullanımı
Ticari kullanım şartları olay sonrasında önem kazanır. Kaza meydana geldikten sonra yapılan incelemelerde kullanım şekli sorgulanabilir. Bu nedenle poliçe şartlarının dikkatlice incelenmesi gerekir.
Trafik Cezalarında Sorumluluk Kimde?
Şirket araçlarında kesilen trafik cezaları doğrudan sürücüye veya araç sahibine yansıyabilir. Özellikle;
Hız ihlalleri
OGS ve HGS ihlalleri
Park cezaları
Elektronik denetim sistemi cezaları, işletmelerde takip edilmediğinde ciddi maliyetlere dönüşebilir.
Bu nedenle araç kullanım kayıtlarının düzenli tutulması önemlidir.
Vergi Açısından Dikkat Edilmesi Gerekenler
Şirket araçlarıyla ilgili giderlerin önemli bir kısmı muhasebeleştirilebilmektedir. Ancak burada temel mantık şudur:
Giderin işletme faaliyetiyle ilişkilendirilebilir olması gerekir.
Araç yakıt giderleri, bakım giderleri, otopark giderleri, sigorta giderleri gibi kalemler açısından işletme kayıtlarında yer alırken, kullanım şekli ile kayıtların uyumlu olması önem taşır. Özellikle tamamen kişisel amaçlarla kullanılan araçlarda farklı değerlendirmeler gündeme gelebilir.
İşletmelerin En Sık Yaptığı Hatalar
Aracın Kim Tarafından Kullanıldığını Takip Etmemek
Birçok işletmede araç anahtarı ortadadır ve kimin kullandığı belli değildir. Bu durum ileride sorun yaratabilir.
Şirket Aracını Sürekli Özel Amaçla Kullanmak
İşletme faaliyetleriyle ilgisi olmayan yoğun kullanım dikkat çekebilir.
Araç Teslim Tutanakları Bulundurmamak
Özellikle personel kullanımında kayıt tutulmaması risk oluşturabilir.
Yakıt ve Masrafları Kontrol Etmemek
Araç giderleri düzenli takip edilmediğinde işletme maliyetleri gereksiz şekilde yükselebilir.
Doğru Uygulama Nasıl Olmalı?
Profesyonel işletmeler genellikle şu yöntemleri uygular:
Araç kullanım politikası oluştururlar.
Kimlerin kullanabileceğini belirlerler.
Araç teslim kayıtları tutarlar.
Yakıt ve bakım giderlerini takip ederler.
Şirket kullanımını ve özel kullanımı ayırırlar. Bu sistem hem mali disiplini artırır hem de olası riskleri azaltır.
Şirket Aracı Şirketin Varlığıdır
Şirket adına kayıtlı bir araç, sadece ulaşım aracı değil aynı zamanda işletmenin aktifinde yer alan bir varlıktır. Bu nedenle kullanımının da profesyonel şekilde yönetilmesi gerekir. Çünkü çoğu zaman sorun aracın alınmasında değil, kullanım şeklinin doğru planlanmamasında ortaya çıkar.
Şirket aracı herkesin kullanabildiği bir aile aracı değil, işletmenin mali ve hukuki sorumluluğu bulunan bir şirket varlığıdır. Bu küçük görünen detay, ileride büyük risklerin önüne geçebilir.
Uğur ERBİL
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
